#4 – Le budget

#4 – Le budget

 J’avais prévu après le parcours de vous parler de la partie plus administrative de l’homologation de la course pour qu’elle puisse apparaître dans un challenge de courses hors-stade, pour qu’elle soit acceptée par les autorités… Mais un lecteur (Olivier) qui à justement l’idée de basculer du côté obscur de la course à pied et qui suit assidûment les quelques conseils que je vous donne, m’a posé la question de « combien ça coûte d’organiser une course ? ».

Voici quelques éléments de réponses.

 

Tout d’abord, je souhaite préciser que tous les chiffres que je peux vous donner dans les lignes qui suivent sont purement d’ordre indicatif. Les sommes évoquées sont en rapport avec notre course La Course de la Passerelle : une épreuve jurassienne de 12km/300m D+ attirant entre 150 et 200 coureurs et une centaine de randonneurs. Elles sont appliquées à ce contexte particulier, selon votre épreuve, votre région, les tarifs peuvent différer.

De plus, étant donné que nous sommes une association loi 1901, nous ne cherchons pas à faire des bénéfices à tout prix et nous avons régulièrement plus de dépenses que de recettes.

Je vous propose donc de faire l’état des principaux postes de recettes et de dépenses en vous donnant des sommes indicatives.

 

LES DEPENSES

Commençons par les choses qui fâchent : les sous en moins dans la caisse ! Car c’est clair qu’organiser une course n’est pas gratuit.

Il y a des postes obligatoires et vous ne pourrez pas passer à côté pour que votre course existe :

 

La Sécurité

secourismeVous devez impérativement prévoir un service de secours pour vos coureurs assuré par une association agréée par le Ministère de l’Intérieur (Croix Rouge par exemple). Sachez qu’en fonction du nombre de participants et de la nature (route ou trail), vous devrez également prévoir une ambulance et/ou la présence d’un médecin. Ces secouristes font payer leur prestation et les tarifs diffèrent selon à qui vous avez à faire. Vous pouvez compter entre 300 et 500€ pour une petite manifestation (et donc une petite équipe de secouristes).

Vous devrez aussi vous assurer pour vous prémunir de tout problème qui arriverait à l’un de vos participants. Là, les tarifs sont à négocier avec votre assureur mais prévoyez bien 200€ pour la responsabilité civile.

Somme « Sécurité » : entre 500 et 700€

 

La Communication

communicationVous pouvez faire le choix de faire l’impasse sur la communication mais ne vous étonnez pas si personne ne vient courir chez vous ! Mais de nos jours, les moyens informatiques sont nombreux et permettent de facilement communiquer à moindre coût : internet, les réseaux sociaux, un site internet dédié,… ce poste de dépense n’est pas très élevé à moins que vous décidiez de faire votre affiche par un professionnel, imprimée en milliers d’exemplaires couleurs en A0 !!! En ce qui nous concerne, nous avons un site internet (environ 5€/mois pour l’hébergement) et nous nous débrouillons en interne pour la création (l’affiche de cette année est mon œuvre…) et l’impression de flyers. Nous avons aussi opté cette année pour ouvrir les inscriptions en ligne. Là, soit vous rémunérez la plateforme qui gère vos inscriptions, soit vous le faites payer aux participants (d’environ 0.80 à 2€ selon le prestataire).

Vous devrez aussi sans doute rémunérer votre Comité Départemental des Courses Hors-Stade (environ 30€ dans le Jura) et payer un petit forfait pour inscrire l’épreuve au challenge départemental et la faire faire figurer dans le calendrier annuel (50€).

Enfin, si vous voulez que votre épreuve soit couverte par un média (le journal du coin), que les résultats soient publiés, il vous faudra négocier avec celui-ci.

Somme Communication : entre 200 et 400€

 

Les Ravitaillements

ravitoEn fonction de la distance à parcourir, il faudra placer un ou plusieurs ravitaillements sur le parcours. A la Passerelle, nous en avons un à mi-course et un à l’arrivée. Là, pas de mystère, il faut faire les courses : eau, coca, boisson énergétique, tucs, saucissons, fruits, … c’est à votre convenance mais prévoyez des rations suffisantes pour chaque coureur et randonneur. Chez nous, petite originalité, la course ayant lieu en octobre et pas toujours sous un grand soleil, nous offrons une soupe de poix très appréciée à l’arrivée. Trouvez le petit truc en plus qui fait que les participants repartiront avec un bon souvenir. N’oubliez pas non plus les assiettes et gobelets plastiques.

Le budget peut-être très variable selon votre course, mais disons que dans notre configuration, il faut prévoir un minimum de 400€.

 

L’Arrivée

chronographAvez-vous votre propre système de chronométrage ? Si oui, utilisez-le, sinon, il vous coûtera encore une prestation supplémentaire, surtout si vous optez pour des puces électroniques sur les coureurs. Chez nous, nous faisons confiance au bon vieux chrono : le départ est annoncé au poste d’arrivée pour démarrer le temps et une fois la ligne franchie, des bénévoles notent les heures d’arrivée… C’est un peu rudimentaire mais nous n’avons pas encore eu de plainte, ni oublié personne.

 

Les Lots

medaillesA la Passerelle, chaque coureur reçoit un lot avec son inscription. Le budget pour cela est d’environ 5€ à 10€ par coureur, ce qui paraît peu mais on arrive vite à 1000-2000€. T-shirt, casquette, porte-bidon, gourde, … nous essayons de changer tous les ans.

Et puis il y a les lots pour les gagnants. Là encore, tout dépend de votre politique de remise des prix : récompenserez-vous les podiums de toutes les catégories? Seulement les premiers? Les lots sont à prévoir en conséquence. Côté tarif, prévoyez là-encore un budget mini par récompensé, pour des coupes par exemple. Et puis complétez vos lots avec les dons de vos partenaires que vous aurez sollicités au préalable.

Somme des lots : entre 2500 et 3000€

 

L’après-course

pictogramme-buvetteUne fois tout le monde arrivé et dans l’attente de la remise des récompenses, pourquoi ne pas prévoir une buvette ? Alors oui, ce sont encore des dépenses en boissons, vaisselle jetable, etc… mais on le verra ensuite, c’est un gros poste de recettes !

Prévoyons entre 500 et 1000€ pour la buvette.

 

Et le reste…

Le reste, ce sont toutes les fournitures, location de salle, de chapiteau, la prestation d’un éventuel speaker, le matériel de balisage, et tout le nécessaire au bon déroulement de votre épreuve.

Prévoyez bien 500€.

 

Si nous faisons nos comptes, nous arrivons à des dépenses de l’ordre de 4500 à 6000€ pour une petite épreuve comme la nôtre ! Ca peut parfois expliquer le prix des inscriptions aux courses bien plus importantes comme l’UTMB !!!

Alors comment allons-nous financer tout ça ? C’est le moment de faire un tour du côté des recettes.

 

LES RECETTES

Vous allez le voir, les postes relatifs aux recettes sont bien moins diversifiés que pour les dépenses !

 

Les Inscriptions

inscriptionC’est évidemment votre première source de revenus. Vous allez devoir estimer à l’avance un nombre de participations payantes escomptées et fixer votre tarif en fonction. A la Passerelle, nous avons fait le choix (assumé !) de rester une petite course populaire avec un prix très abordable (10€, moins d’1€ par kilomètre) et nous comptons plus sur le nombre que sur le coût d’inscription.

Avec l’inscription en ligne, nous répercutons les frais de service aux coureurs (0.80€), ce qui correspond au timbre de l’envoi postal, et pour inciter les coureurs à s’inscrire à l’avance (car il est toujours plus confortable d’avoir la liste des partants la plus complète avant la course), nous prévoyons un surcoût de 2€ pour les inscriptions sur place. Le coureur déboursera donc 10.80€ par internet en échange de sa participation, des ravitaillements et de son lot.

Vous faites facilement le calcul, pour 200 coureurs, nous espérons récolter un peu plus de 2000€. Ajoutons à cela les randonneurs qui ont un tarif préférentiel (5€), nous arrivons à 2500€.

Bon, nous n’avons pas encore la moitié des dépenses… quoi d’autre ?

 

La Buvette

buvetteSi je vous en ai parlé tout à l’heure, c’est parce qu’en fonction de la météo, vous pouvez largement doubler vos dépenses d’approvisionnement de votre buvette. Si le soleil est avec vous, la soif viendra et vous permettra peut-être de rentrer dans les caisses entre 1000 et 2000€.

Si vous avez serré vos dépenses, vous commencez à tendre vers l’équilibre… Sur qui pouvons-nous encore compter ?

 

Les Partenaires

partenaireJ’ai insisté dans mes articles précédents sur la recherche de partenaires car ceux-ci peuvent être une importante source de revenus pour votre course.  N’hésitez donc pas en début d’année à remplir les demandes de subventions aux communes concernées par la course, sollicitez les banques, les commerces. Certains pourront vous aider financièrement et d’autres pourront vous mettre à disposition du matériel ou des lots. Chez nous par exemple, nous avons un ami coureur qui tient un magasin de sport (Running Conseil Clairvaux les lacs) : il nous prête une arche d’arrivée, nous imprime les dossards et en échange, nous lui mettons un espace de vente à disposition sur le site de la course. Usez donc de vos réseaux pour obtenir le maximum d’aides de leur part.

Je ne peux pas vous donner de somme car tout dépend vraiment de vous à cette étape.

 

Vous le voyez, il n’est pas simple de tout prévoir. Par cet article, je tente de vous faire profiter un peu de notre expérience pour notre petite course. Plus vous aurez de gros yeux, plus vous aurez de dépenses et plus vous devrez faire preuve d’imagination pour trouver des recettes. Alors si c’est votre toute première course, commencez petit et vous verrez par la suite.

 

En tout cas, sachez qu’il reste des dernières dépenses qu’il est quasiment impossible de comptabiliser, c’est le temps passé par les bénévoles à l’organisation de la course et la bonne humeur qu’ils partagent. Mais cela n’est rien à côté de la plus grande des recettes : le sourire des coureurs !!!

 

Prochaine étape : l’homologation de la course

Précédent : le parcours

 

Cet article a 3 commentaires

  1. Avatar

    Nous c’est un peu différent pour 200-250 coureurs espérés cette année, ainsi qu’une rando gérée par d’autres personnes mais qui profitent de nos ravitos ainsi qu’une course enfant gratuite.
    Secours (Protection civile 4 personnes + 1 véhicule 170 euros), Assurance 160 euros mais offerte par un copain assureur sponsor
    Communication 100 euros pour 2000 flyers, affiches A3 faites à droite à gauche gratos, CDCHS 23 10 centimes/coureur, le reste réseaux sociaux un max, France Bleu Creuse sponsor pour la comm radio
    Ravitos offerts par Carrefour Market 300 euros environ
    Chronométrage avec écran vidéo 700 euros
    Médailles en bois 700 euros
    Coupes, lots variés sponsors
    Pas de buvette c’est la commune qui encaisse dans le cadre de la brocante
    Recettes 200 euros (4 petits sponsors 50 euros), la commune 350 euros, le reste en attente avec les inscriptions. Budget 2500/3000 euros grâce à des sponsors connus grâce au blog Isostar, Weleda, Loubsol mais bon au total c’est quand même ric-rac
    Mais quel bonheur de voir tous ces sourires au départ et à l’arrivée en 2015 en espérant qu’en 2016 ce sera pareil…avec vous?

  2. Avatar

    Vraiment sympa cette série d’articles ! Cela permet de mieux se rendre compte que l’organisation d’une course c’est vraiment du boulot.
    Et cela permettra probablement à certains “jamais contents” de mieux se rendre compte qu’une course ce n’est pas juste de la rubalise et un ravito…
    Heureusement qu’il y a de vrais passionnés, qui travaillent d’arrache pied afin de proposer de belles courses…

    1. lolotrail

      Et oui, se dire que pour quelques minutes ou quelques heures de course il y a des mois de boulot pour un groupe de personnes dont la seule satisfaction sont les sourires et la bonne humeur des participants! On peut trouver une course mal organisée mais dans ce cas, investissons-nous pour essayer de faire mieux! Moi-même, il m’arrive de râler sur des courses mais c’est parce que je sais ce que sais que d’être de l’autre côté. Il y a 15 jours, on refusait de nous donner à manger après la course malgré qu’on ait payé notre repas sous prétexte qu’ils avaient prévu de fermer à 14h (alors que les derniers participants couraient encore) alors oui, on s’est un peu énervé et on nous a répondu : “Cous ne savez pas ce que c’est que d’être bénévole!” J’ai ri … jaune!

Laisser un commentaire

Ce site utilise Akismet pour réduire les indésirables. En savoir plus sur comment les données de vos commentaires sont utilisées.

Fermer le menu